Üksi sõites on sõidupäevik isiklik harjumus – mäletad ise, kuhu sõitsid ja miks. Niipea kui autot kasutab mitu töötajat, kaob see mälu ära. Sina kui juht ei tea, kas keegi täitis oma päeviku korralikult, enne kui MTA selle järele küsib – ja siis on hilja parandada.
Mis muutub, kui autosid on mitu
Üksiku sõidupäeviku puhul on küsimus «kas ma täitsin selle õigesti». Ettevõtte puhul lisandub «kas kõik täitsid selle õigesti, ühtemoodi ja õigeks ajaks». Risk ei ole enam ühe inimese oma: kui ühe töötaja arvestus on puudulik, võib MTA tema hüvitise maksustada – ja sina maksad selle tööandjana kinni. Mida rohkem autosid, seda rohkem selliseid üksikuid nõrku kohti.
Kolm asja, mis peavad paika olema
Esiteks, igal autot kasutaval töötajal peab olema allkirjastatud kokkulepe isikliku auto kasutamiseks – mitte üks ühine, vaid igaühel oma. Teiseks, kõik peavad arvestust pidama samas formaadis, muidu ei saa andmeid võrrelda ega kokku panna. Kolmandaks, aasta lõpus pead saama need andmed ühe koondina kätte INF 14 deklaratsiooni jaoks, ilma et peaksid laiali pillutatud faile kokku otsima.
Tabelist süsteemini
Väike tiim alustab tüüpiliselt Exceliga ja sellega pole midagi valesti. Mure tekib siis, kui iga töötaja saadab oma faili omas versioonis, keegi unustab kuu ära ja sina avastad selle alles aastaaruannet kokku pannes. Süsteem, kus kõik töötajad on samas keskkonnas ja juht näeb korraga tervikpilti, kaotab selle käsitsi kokkukorjamise ära – ja just see kokkukorjamine on koht, kus ettevõttes vead sünnivad.