Lühike vastus: jah, Excelis peetud sõidupäevik on Eestis täiesti seaduslik. Seadus ei nõua kindlat formaati, vaid kindlat sisu. Pikem vastus algab sõnaga «aga» – ja just see «aga» otsustab, kas su hüvitis MTA kontrolli üle elab.
Kuidas tabel üles ehitada
Tee igast töösõidust eraldi rida ja hoia veerud lihtsana. Praktikas töötab umbes selline ülesehitus:
| Kuupäev | Algnäit | Lõppnäit | Km | Marsruut | Eesmärk |
|---|---|---|---|---|---|
| 03.04 | 41 250 | 41 318 | 68 | Tallinn–Tartu | Kliendikohtumine |
| 05.04 | 41 318 | 41 354 | 36 | Tartu–Põlva | Objekti ülevaatus |
| 05.04 | 41 354 | 41 422 | 68 | Põlva–Tartu | Tagasisõit |
Kuu lõppu lisa kaks rida – kilomeetrid kokku ja hüvitis (km korrutatud 0,50 euroga). Kui kõik nõutud andmeväljad ja hüvitise arvutus tunduvad segasena, on need lahti seletatud sõidupäeviku juhendis ja hüvitise lehel. Siin ei korda neid üle – see artikkel on Exceli enda kohta.
Koht, kus Excel alt veab
Exceli fail ei pea ajalugu. Avad faili novembris, parandad ühe oktoobri numbri ära ja keegi ei tea, et midagi muudeti. Audiitor teab seda samuti – ja teab, mille järgi vaadata. Tagantjärele «korrastatud» tabel reedab end ümarate kilomeetrite, korduvate marsruutide ja kahtlaselt siledate kuude kaudu, kus iga kuu summa on justkui täpselt piiri peal.
Excel ei ole ebaseaduslik. Ta on lihtsalt tõendina nõrk täpselt seal, kus tõendit kõige rohkem vaja läheb. Ja kui sõidupäevik loetakse ebausaldusväärseks, ei kaota sa mitte formaalsust, vaid maksuvabastuse: kogu väljamakstud hüvitis maksustatakse tagantjärele tulu- ja sotsiaalmaksuga.
Millal Excel enam ei kanna
Ühe inimese paari sõiduga kuus saab Excel ausalt öeldes hakkama. Pinge tekib mahuga. Kui sõite koguneb kümneid või kui autot kasutab mitu töötajat, läheb rohkem aega vigade otsimisele ja parandamisele kui sõitude kirjapanekule – ja iga käsitsi sisestatud number on koht, kus viga tekkida saab. Sellest, kuidas arvestus mitme töötaja peale skaleerub, on eraldi juttu ettevõtte sõidupäeviku artiklis.