Короткий ответ: да, журнал поездок в Excel в Эстонии полностью законен. Закон требует не определённый формат, а определённое содержание. Длинный ответ начинается со слова «но» — и именно это «но» решает, переживёт ли ваша компенсация проверку MTA.
Как построить таблицу
Одна строка на поездку, колонки простые. На практике работает примерно такая структура:
| Дата | Начало | Конец | Км | Маршрут | Цель |
|---|---|---|---|---|---|
| 03.04 | 41 250 | 41 318 | 68 | Tallinn–Tartu | Встреча с клиентом |
| 05.04 | 41 318 | 41 354 | 36 | Tartu–Põlva | Осмотр объекта |
| 05.04 | 41 354 | 41 422 | 68 | Põlva–Tartu | Обратный путь |
В конце месяца добавьте две строки — всего км и компенсация (км × 0,50€). Если обязательные поля или расчёт кажутся непонятными, они разобраны в руководстве и на странице о компенсации. Эта статья — про сам Excel, поэтому здесь они не повторяются.
Где Excel подводит
Файл Excel не хранит историю. Открыли в ноябре, поправили одну октябрьскую цифру — и никто не узнает, что что-то менялось. Аудитор это тоже знает и знает, на что смотреть. «Приведённая в порядок» задним числом таблица выдаёт себя круглыми километрами, повторяющимися маршрутами и подозрительно гладкими месяцами, где сумма всегда ровно на пределе.
Excel не является незаконным. Он просто слаб как доказательство именно там, где оно важнее всего. А если журнал признан недостоверным, вы теряете не формальность, а освобождение: вся выплаченная компенсация облагается налогом задним числом как зарплата.
Когда Excel перестаёт справляться
Для одного человека с парой поездок в месяц Excel честно справляется. Напряжение появляется с объёмом. Когда поездок десятки или за рулём несколько сотрудников, больше времени уходит на поиск и исправление ошибок, чем на запись поездок, — а каждое введённое вручную число это место для ошибки. О том, как масштабировать учёт на команду, отдельно — в статье про журнал поездок для компании.