Как вести и заполнять журнал поездок (sõidupäevik)
Ведение sõidupäevik — это четыре повторяющихся шага: один раз в начале, при каждой поездке, в конце месяца и в конце года. Разбираем каждый на примерах.
До первой поездки
- Проверьте машину. Необлагаемая компенсация положена за легковой автомобиль категории M1 или M1G, который не принадлежит работодателю.
- Проверьте, что компенсация вам положена. Её получают работник, должностное лицо и член правления. Подробнее: кто получает компенсацию.
- Выберите, где вести. Бумага, Excel или электронный журнал — форму закон не задаёт. Если поездок мало, хватит бесплатного шаблона Excel. Чтобы выбрать, посмотрите сравнение.
- Запишите показание одометра. Это начальное показание первой поездки.
Заполнение журнала по строкам
В шапку один раз впишите имя пользователя авто и регистрационный номер. Дальше каждая рабочая поездка — отдельной строкой. Возьмём поездку из Таллинна в Тарту:
| Поле | Пример | На что смотреть |
|---|---|---|
| Дата | 01.10.2026 | настоящая дата, а не «в начале октября» |
| Маршрут | Таллинн → Тарту | откуда и куда; расстояние должно совпадать |
| Цель | Встреча с клиентом, Тарту | объясняет, зачем ехали; «работа» ничего не говорит |
| Начальное показание | 48 213 | равно конечному показанию прошлой поездки |
| Конечное показание | 48 396 | снимается с одометра по приезде |
| Пробег | 183 км | конец минус начало |
Больше всего ошибок — в цели поездки. Несколько примеров:
- «работа», «клиент», «поездка» → слишком общо;
- «Встреча с клиентом, Тарту», «Визит к пациенту, Нымме», «Показ квартиры, Каламая» → подходит.
Главное правило: конечное показание одной поездки — начальное следующей. Разрыв в километрах значит, что вы ездили по личным делам, — это нормально, и такие поездки не записываются. А если конец больше следующего начала, что-то записано неверно. Подробнее о полях: требования к журналу. Целиком заполненный месяц — в образце.
Пример: одна рабочая неделя
В понедельник и среду вы ездите по работе, во вторник — по личным делам. В журнале две строки, а на одометре между ними 42 км — это ваши собственные километры, компенсация за них не платится.
| Дата | Маршрут | Цель | Начало | Конец | Км |
|---|---|---|---|---|---|
| 06.10 | Таллинн → Рапла → Таллинн | Осмотр объекта, Рапла | 48 717 | 48 829 | 112 |
| 08.10 | Таллинн → Сауэ → Таллинн | Встреча с клиентом, Сауэ | 48 871 | 48 907 | 36 |
Вторая строка начинается на 42 км выше (48 871), чем закончилась первая (48 829). Это личная поездка во вторник, и всё в порядке. Рабочих километров за неделю 112 + 36 = 148 км, то есть 74,00 € компенсации.
В конце месяца
- Сложите рабочие километры: 183 + 162 + 128 + 31 = 504 км.
- Умножьте на 0,50 €: 504 × 0,50 € = 252,00 €.
- Проверьте потолок. Если вышло больше 550 €, без налогов — 550 €, остальное — зарплата. Например, 1224 км × 0,50 € = 612 €, из них 62 € облагаются налогом.
- Сохраните месяц в PDF или Excel и отправьте бухгалтеру.
В конце года
Для работника ничего нового. Работодатель декларирует выплаты за год в форме INF 14 до 1 февраля следующего года — на основе тех же месячных итогов. Аккуратные месяцы — аккуратная декларация.
Несколько машин или водителей
Каждый водитель ведёт свой журнал, потому что компенсация выплачивается человеку. Если один человек за месяц ездит на разных машинах, у каждой поездки должен быть регистрационный номер этой машины, чтобы показания одометра не перепутались. Проще всего вести отдельный лист на каждую машину.
Как бухгалтер проверяет журнал
Перед выплатой компенсации месяц стоит просмотреть. Достаточно пяти вопросов:
- Есть ли в шапке имя водителя и регистрационный номер?
- Есть ли в каждой строке дата, маршрут, цель и оба показания одометра?
- Начальное показание каждой строки не меньше конечного показания предыдущей?
- Совпадают ли расстояния с маршрутами?
- Сумма за месяц не больше 550 €?
Если нашли ошибку
Исправьте её реальными данными, а не округлением или «примерно». Если неверно расстояние — сверьте его с маршрутом; если неверно показание одометра — опирайтесь на показания соседних строк. В Excel после исправления проверьте, что итог месяца пересчитался и потолок 550 € по-прежнему соблюдён.
Пять частых ошибок
- Нет цели. Без неё поездка для MTA не рабочая.
- «Примерное» расстояние. «~180 км» или «128?» — не измеренное расстояние, а в Excel текст ещё и выпадает из суммы.
- Одометр не сходится. Если показания не идут подряд, километрам тоже никто не поверит.
- Забытая поездка. При заполнении по памяти теряются короткие. Таллинн–Кейла — 31 км, то есть 15,50 €.
- Нет потолка. Формула
=км*0,5спокойно выплатит 612 €, хотя без налогов — только 550 €.
Попробуйте найти их сами: игра «Найдите пять ошибок» на главной.
Короткие ответы
Нужно заполнять журнал каждый день?
Закон день не устанавливает, но у каждой поездки должна быть своя дата. Меньше всего ошибок, если записывать поездку в тот же день, а не в конце месяца.
Подходит ли бумажный журнал?
Да. Закон требует содержания, а не формы. Минус бумаги — ручные подсчёты и единственный экземпляр, который ездит в машине.
Можно вести журнал в Excel?
Можно, если ни одна ячейка не остаётся пустой и сумма за месяц не превышает 550 €. В бесплатном шаблоне это уже учтено.
Что делать, если забыл записать поездку?
Запишите её как можно скорее, с правильной датой и реальными показаниями одометра. Чем дольше ждать, тем сложнее точно вспомнить расстояние и цель.
Нужно ли записывать личные поездки?
Нет. В журнал попадают только рабочие поездки. Личные километры видны как разрыв между двумя рабочими поездками.
Подходит ли MTA электронный журнал?
Да. Электронный журнал равнозначен бумаге и Excel, если все обязательные поля заполнены.