Kuidas pidada ja täita sõidupäevikut

Enne esimest sõitu

• Kontrolli autot. Maksuvaba hüvitis käib M1 või M1G kategooria sõiduauto kohta, mis ei kuulu tööandjale.
• Kontrolli, et hüvitis sulle käib. Seda saavad töötaja, ametnik ja juhatuse liige. Lähemalt: kes saab isikliku auto hüvitist.
• Vali, kuhu kirjutad. Paber, Excel või elektrooniline sõidupäevik: seadus vormi ei nõua. Kui sõite on vähe, piisab tasuta Exceli mallist. Kui tahad valida, vaata võrdlust.
• Kirjuta üles odomeetri näit. See on esimese sõidu algnäit ja kogu päeviku alguspunkt.

Sõidupäeviku täitmine rida-realt

Lehe päisesse kirjuta üks kord sõiduki kasutaja nimi ja registreerimisnumber. Edasi tuleb iga töösõit eraldi reale. Võtame näiteks sõidu Tallinnast Tartusse:

Eesmärgi juures teevad inimesed kõige rohkem vigu. Mõned näited:

• «töö», «klient», «sõit» → liiga üldine;
• «Kliendikohtumine, Tartu», «Patsiendi visiit, Nõmme», «Korteri näitus, Kalamaja» → sobib.

Kõige tähtsam reegel: eelmise sõidu lõppnäit on järgmise algnäit. Kui vahele jääb kilomeetreid, sõitsid vahepeal eraasju ajama. See on täiesti normaalne ja neid sõite kirja ei panda. Kui aga lõppnäit on suurem kui järgmise sõidu algnäit, on midagi valesti kirjutatud. Täpsemalt väljade kohta: sõidupäeviku nõuded. Terve täidetud kuu näed sõidupäeviku näidisest.

Näide: üks töönädal

Esmaspäeval ja kolmapäeval sõidad tööasju ajama, teisipäeval käid autoga eraasjus. Päevikus on kaks rida ja odomeetris nende vahel 42 km vahe – need on sinu omad kilomeetrid ja hüvitist nende eest ei maksta.

Teise rea algnäit (48 871) on 42 km suurem kui esimese lõppnäit (48 829). See on teisipäevane erasõit ja täiesti korras. Nädala töökilomeetrid on 112 + 36 = 148 km ehk 74,00 € hüvitist.

Kuu lõpus

1. Liida kuu töökilomeetrid kokku: 183 + 162 + 128 + 31 = 504 km.
2. Korruta 0,50 €-ga: 504 × 0,50 € = 252,00 €.
3. Kontrolli lage. Kui tulemus on üle 550 €, on maksuvaba osa 550 € ja ülejääk palk. Näiteks 1224 km × 0,50 € = 612 €, millest 62 € maksustatakse.
4. Salvesta kuu PDF- või Exceli failina ja saada raamatupidajale.

Aasta lõpus

Töötaja jaoks aasta lõpus midagi uut ei juhtu. Tööandja deklareerib aasta jooksul makstud hüvitised INF 14 vormil järgmise aasta 1. veebruariks. Selle numbri aluseks on needsamad kuu kokkuvõtted, nii et korras kuud tähendavad korras deklaratsiooni.

Mitu autot või mitu sõitjat

Iga sõitja peab oma sõidupäevikut, sest hüvitis makstakse inimesele. Kui sama inimene sõidab kuu jooksul eri autodega, peab iga sõidu juures olema selle auto registreerimisnumber, et odomeetri näidud ei läheks segamini. Lihtsaim on pidada iga auto kohta oma lehte.

Kuidas raamatupidaja päevikut kontrollib

Enne hüvitise väljamaksmist tasub kuu päevik läbi vaadata. Piisab viiest küsimusest:

• Kas päises on sõitja nimi ja auto registreerimisnumber?
• Kas igal real on kuupäev, marsruut, eesmärk ja mõlemad odomeetri näidud?
• Kas iga rea algnäit on vähemalt eelmise rea lõppnäit?
• Kas vahemaad klapivad marsruutidega?
• Kas kuu summa on kuni 550 €?

Kui leiad päevikust vea

Paranda see õigete andmetega, mitte ümardades ega «umbes». Kui vahemaa on vale, kontrolli see marsruudi järgi üle; kui odomeetri näit on vale, võta aluseks järgmise ja eelmise rea näidud. Excelis kontrolli pärast parandamist, et kuu summa uuenes ja 550 € lagi kehtib endiselt.

Viis levinud viga

1. Tühi eesmärk. Ilma eesmärgita ei ole sõit MTA jaoks töösõit.
2. «Umbes» vahemaa. «~180 km» või «128?» ei ole mõõdetud vahemaa. Excelis kukub tekst ka summast välja.
3. Odomeeter ei klapi. Kui näidud ei järgne, ei usu keegi ka kilomeetreid.
4. Unustatud sõit. Kuu lõpus mälu järgi täites jäävad lühikesed sõidud kõige sagedamini välja. Tallinn–Keila on 31 km ehk 15,50 €.
5. Lage ei arvestata. Valem =km*0,5 maksab rahulikult välja 612 €, kuigi maksuvaba on 550 €.

Proovi neid ise leida: mäng «Leia viis viga» avalehel.

Lühivastused

Kas sõidupäevikut peab täitma iga päev?

Seadus päeva ette ei kirjuta, aga iga sõit peab olema kirjas oma kuupäevaga. Kõige vähem vigu tuleb siis, kui paned sõidu kirja samal päeval, mitte kuu lõpus.

Kas paberil sõidupäevik sobib?

Sobib. Seadus küsib sisu, mitte vormi. Paberi miinus on käsitsi arvutamine ja see, et ainus eksemplar sõidab autoga kaasas.

Kas Excel sobib sõidupäevikuks?

Sobib, kui ükski lahter ei jää tühjaks ja kuu summa ei lähe üle 550 €. Tasuta mallis on mõlemad juba arvestatud.

Mis siis, kui unustasin sõidu kirja panna?

Pane see kirja nii ruttu kui võimalik, õige kuupäeva ja tegelike odomeetri näitudega. Mida kauem ootad, seda raskem on vahemaad ja eesmärki täpselt meenutada.

Kas eraasjus sõidud tuleb ka kirja panna?

Ei. Sõidupäevikusse lähevad ainult töösõidud. Eraasjus sõidetud kilomeetrid jäävad kahe töösõidu vahele odomeetri vahena.

Kas elektrooniline sõidupäevik sobib MTA-le?

Jah. Elektrooniline sõidupäevik on samaväärne paberi ja Exceliga, kui kõik nõutud väljad on täidetud.