Sõidupäeviku lahendused ei konkureeri tegelikult omavahel – need on ehitatud eri suurusega probleemidele. Ühe auto ja kümne sõiduga kuus ei anna GPS-telemaatika sulle midagi peale arve; kolmekümne sõidukiga autopargis ei päästa sind ükski Exceli tabel. Valik sõltub sellest, kui palju sõite tekib ja mitu inimest rooli istub.
Võrdlus ühe pilguga
| Lahendus | Hinnamudel | Seadistus | Tõendi tugevus | Kellele sobib |
|---|---|---|---|---|
| Paberil vihik | Paar eurot | Kohe | Nõrk | Üks auto, paar sõitu kuus |
| Exceli tabel | Tasuta | Tund tabeli ehitamiseks | Keskmine | Üks kasutaja, väike maht |
| GPS-telemaatika | Seade + kuutasu auto kohta, pakkumise alusel | Paigaldus igasse autosse | Tugev | Autopark alates ~5 sõidukist |
| Raamatupidamistarkvara moodul | Sisaldub tarkvara paketis | Olemas, kui tarkvara juba kasutad | Keskmine | Raamatupidaja teeb kirjed niikuinii |
| Sõidupäeviku rakendus (DrivLog) | Mõni euro kuus – DrivLog 3 € | Minutid | Tugev | FIE ja väikeettevõte, 1–10 autot |
Hinnad ja pakettide sisu muutuvad. Tabelis on hinnamudel, mitte hetkehind – kontrolli enne otsust pakkuja enda lehelt.
Paberil sõidupäevik
Vihik kindapesas on endiselt kõige levinum algus. See on seaduslik ja ei nõua midagi peale pastaka. Nõrkused on samuti teada: käekiri, mida keegi peale sind ei loe, kuu lõpus käsitsi arvutamine ja fakt, et ainus eksemplar sõidab autos ringi. Kui vihik kaob, kaob koos sellega ka tõend, mille alusel hüvitis välja maksti.
Exceli tabel
Kõige levinum «digitaalne» variant ja tasuta. Tabel on paindlik, aga fail ei pea ajalugu – oktoobri numbrit saab novembris muuta ja keegi ei näe, et midagi muudeti. Just see teeb Exceli tõendina nõrgemaks kui ta esmapilgul tundub. Kuidas tabel korralikult üles ehitada ja kus täpselt piir tuleb, on lahti kirjutatud Exceli sõidupäeviku artiklis.
GPS-telemaatika ja autopargi haldus
Selles kategoorias tegutsevad Eestis näiteks Fleet Complete (Powerfleet), Navirec, Mapon, CarCops ja Ecofleet. Autosse paigaldatakse seade, mis salvestab iga sõidu automaatselt: alguse, lõpu, marsruudi ja kellaaja. Juht ei pea midagi sisestama ja andmed on objektiivsed – tõendina on see kõige tugevam variant, mis üldse olemas on.
Kaks asja tasub enne otsustamist teada. Esiteks on sõidupäevik nendes süsteemides kõrvalprodukt, mitte põhitoode – põhitoode on autopargi juhtimine: reaalajas asukoht, kütusekulu, tööaeg. Sa maksad terve platvormi eest, kasutades sellest ühte aruannet. Teiseks maksab see seadme ja kuutasu kaupa iga auto kohta ning hind käib tavaliselt pakkumise alusel, mitte hinnakirjast. Lisaks jälgib seade autot ka väljaspool tööaega, mis on ühe- või kaheautolises ettevõttes, kus auto on ühtlasi pereauto, pigem pingeallikas kui kasu.
Raamatupidamistarkvara moodul
Eesti raamatupidamisprogrammides – näiteks SimplBooks ja Merit Aktiva – on sõidupäevik üks aruanne teiste seas. Kui su raamatupidamine juba seal käib, on see loogiline koht ja eraldi raha juurde maksta pole vaja.
Miinus on töövoos, mitte tarkvaras. Kirjeid teeb tavaliselt raamatupidaja arvutist kuu lõpus, mitte juht kohe pärast sõitu – ja kuu lõpus mälu järgi taastatud marsruut ongi täpselt see koht, kus sõidupäevik ebatäpseks muutub. Auditis vaadatakse just seda.
Eraldi sõidupäeviku rakendus
Siia kuulub DrivLog ning rahvusvahelised Driversnote ja MileIQ. Idee on kitsas ja seetõttu odav: sisestad sõidu, tarkvara arvutab kilomeetrid ja hüvitise ning genereerib eksporditava PDF-i või Exceli. Seadet pole vaja paigaldada, seadistus võtab minuteid ja kuutasu on mõne euro suurune.
Rahvusvaheliste rakenduste puhul tasub kontrollida üht asja: need on ehitatud USA ja Suurbritannia maksureeglite peale. Eesti 0,50 € kilomeetri kohta, 550 € kuulimiit ja INF 14 deklaratsioon ei ole nende vaikeseadistus – Eesti lahendustes on. DrivLogi enda funktsioonid ja hind on kirjas funktsioonide lehel ja hinnakirjas.
Kuidas valida – kolm küsimust
- Mitu autot ja mitu juhti? Üks auto ja üks juht – rakendusest või isegi tabelist piisab. Viis või rohkem sõidukit, kus juhid vahetuvad – vaata telemaatika poole.
- Kes sõidu kirja paneb? Kui juht ise ja kohe – piisab rakendusest. Kui keegi teine kuu lõpus – kaalu lahendust, kus kirje tekib automaatselt, sest mälu järgi taastatud sõit on nõrk tõend.
- Mis on tegelik eesmärk? Kui vaja on ainult maksuvaba hüvitist korrektselt välja maksta, on autopargi platvorm ülemõõduline. Kui vaja on ka tööaega, kütusekulu ja asukohta reaalajas, siis on eraldi sõidupäevik omakorda liiga väike.
Millal DrivLog ei ole õige valik
Ausalt: kui sul on kolmkümmend veokit ja vaja tahhograafi andmeid, tööaja arvestust ja reaalajas asukohta, siis on õige valik telemaatikapakkuja, mitte meie. Kui teed autoga kaks töösõitu aastas, piisab tabelist ja meie kuutasu ei tasu ennast ära.
DrivLog on ehitatud vahepealsele juhule, mida Eestis on kõige rohkem: FIE või väikeettevõte, kus sõite tuleb regulaarselt, autosid on üks kuni kümme ja probleem ei ole autopargi juhtimine, vaid see, et sõidupäevik saaks kuu lõpus korrektselt kokku ja MTA-le esitatavaks.
Korduma kippuvad küsimused
Milline sõidupäevik on MTA jaoks kõige kindlam?
Maksu- ja Tolliamet ei nõua kindlat vormi, vaid kindlat sisu – seega on nii paber, Excel kui rakendus lubatud. Tõendina on tugevaim see lahendus, kus kirje tekib sõidu ajal või kohe pärast seda ja kus hilisem parandus jätab jälje. Just seetõttu on automaatne või digitaalne sõidupäevik kontrollis tugevam kui tagantjärele koostatud tabel.
Kas GPS-seade on sõidupäeviku pidamiseks kohustuslik?
Ei. GPS-põhine sõidupäevik on Eestis aktsepteeritud, kuid see ei ole kohustuslik. Käsitsi sisestatud sõidupäevik on täpselt sama seaduslik, kui kõik nõutud andmeväljad on täidetud.
Kas tasuta sõidupäevikut on olemas?
Jah. Exceli tabel on tasuta ja mõned rakendused pakuvad tasuta taset, tavaliselt ühe auto kohta. Tasuta variandiga tasub alustada – piir tuleb ette siis, kui sõite koguneb palju või kui autot kasutab mitu inimest.
Kas ma pean maksma iga auto eest eraldi?
Sõltub lahendusest. Telemaatikas käib tasu üldjuhul sõiduki kohta, sest igas autos on oma seade. Sõidupäeviku rakendustes on hind tavaliselt paketi- või kasutajapõhine ja mitu autot mahub sama tasu sisse.