Когда едешь один, журнал — личная привычка: сам помнишь, куда ездил и зачем. Как только за рулём несколько сотрудников, эта память исчезает. Вы как руководитель не знаете, заполнил ли кто-то журнал как надо, пока не спросит MTA, — а тогда уже поздно исправлять.
Что меняется с несколькими авто
С одним журналом вопрос — «заполнил ли я правильно». В компании добавляется «заполнили ли все, одинаково и вовремя». Риск уже не одного человека: если у одного сотрудника учёт неполный, MTA может обложить налогом его компенсацию — и платите за это вы как работодатель. Чем больше машин, тем больше таких отдельных слабых мест.
Три вещи, которые должны быть на месте
Во-первых, у каждого водителя должно быть подписанное соглашение об использовании личного авто — не одно общее, а у каждого своё. Во-вторых, все должны вести учёт в одном формате, иначе данные не сравнить и не свести. В-третьих, в конце года эти данные нужны единой сводкой для декларации INF 14, без поиска разбросанных файлов.
От таблицы к системе
Небольшая команда обычно начинает с Excel, и в этом нет ничего плохого. Проблема начинается, когда каждый сотрудник присылает свой файл в своей версии, кто-то забывает месяц, а вы узнаёте об этом только при сборке годового отчёта. Система, где все сотрудники работают в одном месте, а руководитель видит всю картину сразу, убирает этот ручной сбор — а именно сбор и есть место, где рождаются ошибки на масштабе компании.